Dlaczego wycena zaczyna się od kartki papieru
W tych jesiennych tygodniach wiele osób po pięćdziesiątce wraca do pomysłu, który nosiło w sobie od lat: usługi, rękodzieła, doradztwa albo małej pracowni. Zanim padnie jakiekolwiek zobowiązanie, proponuję na warsztacie wziąć zwykłą kartkę i podzielić ją na dwie kolumny: wydatki jednorazowe oraz wydatki powtarzalne. To prosty ruch, a porządkuje myślenie lepiej niż arkusz kalkulacyjny.
Na moduł o własnym projekcie przychodzą osoby z różnymi doświadczeniami, ale łączy je jedno: obawa, że koszty okażą się większe, niż zakładano. Ta obawa jest zasadna, bo pierwsze szacunki są zwykle zbyt optymistyczne. Nie dlatego, że ktoś jest nierozsądny, tylko dlatego, że łatwo pominąć drobne pozycje, które po kilku miesiącach tworzą pokaźną kwotę.
Nie podajemy tu gotowych liczb, bo zależą od rodzaju działalności, miejsca i Państwa decyzji. Pokazujemy natomiast, jak je policzyć samodzielnie i jak sprawdzić założenia, zanim zaczną Państwo wydawać własne oszczędności.
Wydatki, które ponosi się raz na początku
Do kosztów jednorazowych należy zwykle to, co jest potrzebne, by w ogóle zacząć pracę: sprzęt lub narzędzia, wyposażenie miejsca pracy, materiały na pierwsze zlecenia, proste materiały informacyjne dla klientów. Dla usług prowadzonych z domu bywa to głównie komputer, telefon i oprogramowanie biurowe; dla małej pracowni dochodzą maszyny i pierwsze zapasy.
Warto rozróżnić rzeczy konieczne od tych, które dobrze byłoby mieć. Na zajęciach prosimy, aby każdą pozycję oznaczyć jednym z dwóch znaków i zacząć tylko od pierwszej grupy. Wiele osób odkrywa wtedy, że połowę planowanych zakupów można odłożyć do czasu, gdy pojawią się pierwsi klienci i będzie wiadomo, czego naprawdę brakuje.
Do tej części należą także podstawowe formalności: opłaty urzędowe, ewentualna konsultacja z księgowym czy zapoznanie się z przepisami dotyczącymi wybranej branży. Aktualne kwoty i wymagania trzeba zawsze sprawdzić w oficjalnych źródłach, bo zmieniają się częściej, niż zakładamy.
- sprzęt i narzędzia niezbędne od pierwszego dnia
- materiały na pierwsze zlecenia
- opłaty związane z rejestracją i formalnościami
- proste materiały dla klientów, np. wizytówka lub ogłoszenie
Koszty, które wracają co miesiąc
Znacznie ważniejsze dla przetrwania pierwszego roku są wydatki stałe. Należą do nich składki i podatki, opłaty za telefon i internet, ubezpieczenia, wynajem lub część rachunków za miejsce pracy, paliwo albo bilety, oprogramowanie w abonamencie, a także rachunki za usługi księgowe, jeśli z nich Państwo korzystają.
Te kwoty trzeba wpisać do planu nawet wtedy, gdy przychody jeszcze nie ruszyły. Praktyka z naszych warsztatów pokazuje, że najtrudniejsze są pierwsze miesiące, w których wydatki biegną, a klientów jest niewielu. Dlatego zachęcamy do policzenia, ile miesięcy mogą Państwo utrzymać działalność bez żadnych wpływów.
Ewa Jaworska, która prowadzi tę część programu, zwykle prosi o jeszcze jedną rzecz: osobną linijkę na koszty życia domowego. Własna firma nie zastępuje domowego budżetu, a mieszanie jednego z drugim to częsty powód rozczarowań.
- składki i podatki zależne od wybranej formy działalności
- łączność, internet i oprogramowanie
- koszty dojazdów i utrzymania miejsca pracy
- rezerwa na miesiące bez przychodów
Co faktycznie podnosi cenę startu
Z naszych rozmów z uczestnikami wynika, że na wysokość wydatków wpływa kilka czynników. Pierwszy to rodzaj działalności: usługa świadczona własną wiedzą kosztuje na starcie mniej niż produkcja, handel czy gastronomia. Drugi to miejsce: praca z domu jest tańsza niż lokal, ale nie każda branża na to pozwala.
Trzeci czynnik to skala. Osoba, która zaczyna od kilku zleceń miesięcznie i zwiększa obroty stopniowo, ryzykuje mniej niż ta, która od razu kupuje wyposażenie na wielu klientów. Czwarty to wymagania prawne konkretnej branży, takie jak uprawnienia, badania czy zezwolenia, które bywają kosztowne i czasochłonne.
Piąty czynnik jest mniej widoczny: własny czas. Pierwsze miesiące to często kilkanaście godzin tygodniowo poświęconych na rzeczy, za które nikt nie płaci, jak szukanie klientów, uczenie się obsługi narzędzi czy porządkowanie dokumentów. Warto ten czas policzyć, nawet jeśli nie wpisuje się go do rachunku.
Jak ostrożnie oszacować przychody
Po stronie wydatków da się liczyć dość precyzyjnie, po stronie przychodów trzeba być skromnym. Proponujemy, aby przygotować trzy warianty: ostrożny, umiarkowany i trudny. W wariancie ostrożnym zakłada się, że klientów jest niewielu, a ceny nie mogą być ustawione zbyt wysoko, bo nikt Państwa jeszcze nie zna.
Zachęcamy też do rozmów z osobami, które już prowadzą podobną działalność w okolicy. Zapytać można o to, jak długo szukały pierwszych klientów, ile zleceń mają w gorszych miesiącach i jakie koszty ich zaskoczyły. Takie rozmowy dają więcej niż jakiekolwiek zestawienie w internecie.
Nie obiecujemy zarobków ani powodzenia. Nasza rola polega na tym, by plan oparty był na realnych założeniach, a decyzja o rozpoczęciu, odłożeniu lub zmianie pomysłu zapadała z pełną świadomością tego, co może się wydarzyć.
- przygotować wariant ostrożny, umiarkowany i trudny
- uwzględnić czas potrzebny na zdobycie pierwszych klientów
- porozmawiać z osobami prowadzącymi podobną działalność
Mały test przed pierwszym wydatkiem
Zanim kupią Państwo cokolwiek większego, polecamy sprawdzić pomysł w małej skali. Można wykonać kilka usług dla znajomych, przygotować próbną partię produktu albo poprowadzić jedną konsultację i zapytać, ile osoba byłaby skłonna za nią zapłacić. Taki test kosztuje niewiele, a odpowiada na pytanie, które w planie jest najtrudniejsze: czy ktoś tego potrzebuje.
Po teście wracają Państwo do kartki z dwiema kolumnami i poprawiają liczby. Zwykle okazuje się, że część wydatków można zmniejszyć, a część trzeba dodać. To normalny przebieg przygotowań i nie świadczy o błędzie planu.
Na zajęciach każdy uczestnik kończy moduł własnym zestawieniem: wydatki początkowe, koszty miesięczne, trzy warianty przychodów i lista pytań do sprawdzenia w urzędzie lub u księgowego. To dokument roboczy, który można wracać i poprawiać.
Cena startu własnej działalności składa się z wielu małych pozycji, a nie z jednej kwoty. Najlepiej policzyć osobno wydatki jednorazowe i miesięczne, przyjąć ostrożne założenia dotyczące przychodów i sprawdzić pomysł w niewielkiej skali. Taki rachunek nie daje gwarancji, ale pozwala podjąć decyzję spokojnie i bez zaskoczeń.